ينشر مدير العيادة جدولين على المكتب في الساعة 6:47 صباحًا يوم الثلاثاء في مارس 2024. يُظهر أحدهما زيادة إنتاجية المرضى بمقدار 52% منذ وصول جهاز تحليل تعداد الدم الكامل الجديد. ويظهر الآخر ارتفاع تكاليف المختبر بمقدار 3121 تيرابايت إلى 3 تيرابايت. تنبعث رائحة نفايات الكواشف من باب المختبر المغلق حيث تومض رموز الخطأ باللونين الأحمر والأخضر عبر الشاشة. يعمل الجهاز تمامًا كما هو معلن عنه. تعالج 60 عينة في الساعة. وتقلل أوقات الانتظار إلى النصف. لكن الميزانية تنزف المال بطرق لا تذكرها ورقة المواصفات أبدًا. مكاسب الإنتاجية حقيقية. ينقل هيكل التكلفة ببساطة النفقات من النفقات الرأسمالية المرئية إلى التسرب التشغيلي غير المرئي.

وهم الإنتاجية: كيف تقيس المختبرات المقياس الخاطئ أولاً

تتجاهل ورقة مواصفات "العينات في الساعة" الخاصة بك عنق زجاجة المعايرة الصباحية التي تستغرق 23 دقيقة

يوم الأربعاء الماضي في الساعة 7:43 صباحًا، وقف اثنان من فنيي المختبر في وضع الخمول بجانب جهاز تحليل تعداد الدم الكامل $140,000. كانت الآلة تدندن خلال دورة مراقبة الجودة الإلزامية. يحدث هذا كل صباح. يعد كتيب الشركة المصنعة ب 60 عينة في الساعة. يتطلب المبدأ التوجيهي CLSI H26-A2 معايرة يومية قبل بدء اختبار المريض. لا تضع معظم العيادات هذا الأمر في حسابات الإنتاجية الخاصة بها.

ترى شركة سيليكون فالي للتشخيص التي تحتفظ بأكثر من 50,000 وحدة على مستوى العالم هذا الأمر في سجلات الخدمة الخاصة بها لعام 2024. تُظهر بياناتهم أن 68% من مختبرات العيادات تحسب الإنتاجية على أساس السرعة القصوى، وليس على أساس الجداول الزمنية الواقعية. العملية الحسابية بسيطة ومؤلمة. ثلاث وعشرون دقيقة من وقت تعطل المعايرة اليومي يساوي 118 عينة مفقودة من المرضى أسبوعياً. أي 6,136 عينة سنويًا لا تظهر أبدًا في تقرير الكفاءة.

يمكنك إصلاح ذلك اليوم. قم بتنزيل ورقة تدقيق سير العمل الصباحية التي نستخدمها في التقييمات الميدانية. فهي تتعقب وقت المعايرة وتكرار رمز الخطأ وسعة العينة الحقيقية. يكتشف معظم المديرين أن إنتاجيتهم الفعلية 34% أقل مما تدعيه ورقة المواصفات.

ثلاث فئات تكلفة لا تظهر أبداً في أمر الشراء

ترتفع نسبة نفايات الكواشف عندما لا يتطابق مزيج المريض مع المواصفات المثالية للشركة المصنعة

تتفاوض معظم العيادات على سعر الكاشف لكل اختبار. يجب أن يتفاوضوا على حجم النفايات لكل عينة غير طبيعية. إليك السبب. أجرت عيادة أطفال في أوستن 2,400 فحص تعداد دم شامل في مارس 2024. وأدى أربعة وثلاثون في المئة منها إلى إجراء فوارق يدوية انعكاسية. استهلكت كل عينة تم الإبلاغ عنها ثلاثة أضعاف حجم الكاشف القياسي. امتلأت حاوية النفايات بـ $12.40 من المواد الكيميائية غير المستخدمة لكل نتيجة غير طبيعية.

تقوم إحدى المؤسسات المعيارية بتتبع أكثر من 40 مليون حدث خدمة للمستخدم النهائي عبر مستشعرات إنترنت الأشياء المدمجة في أسطولها الكامل من أجهزة تحليل تعداد الدم. وتثبت بياناتهم لعام 2024 أن العيادات التي تضم أكثر من 301 تيرابايت تيرابايت 3 تيرابايت من الكواشف تهدر 411 تيرابايت 3 تيرابايت أكثر مما كان متوقعاً. ويؤكد مسح تكاليف الكلية الأمريكية لعلماء الأمراض أن هذا هو التباين الأول في الميزانية في المختبرات الصغيرة والمتوسطة.

اطلب رسوماً بيانية لاستهلاك الكواشف حسب الفئة العمرية للمريض قبل التوقيع على طلب الشراء. قم بتشغيل بيانات الأشهر الستة الأخيرة من بياناتك من خلال حاسبة النفايات الخاصة بالشركة المصنعة. إذا لم يتمكنوا من توفير ذلك، فأنت تشتري مشكلة في الميزانية وليس حلاً.

تصعيدات عقود الخدمة التي تتضاعف عندما تتجاوز رموز الأخطاء تدريب الموظفين

التكلفة الخفية الثانية موجودة في التفاصيل الدقيقة لعقد الخدمة. يقوم جهاز تحليل تعداد الدم الكامل بإلقاء رموز خطأ. كل رمز يتطلب مكالمة خدمة أو تدخل فريق العمل. تتضمن الشركة المصنعة 20 مكالمة خدمة سنويًا في عقدك الأساسي. تولد العيادة المتوسطة 47 حدث خطأ سنويًا في السنة الأولى. تقفز السنة الثانية إلى 89 حدثًا مع تقدم عمر المكونات.

تبلغ تكلفة كل مكالمة إضافية $385. يتقاضى الفني الذي يصل في الساعة 2 صباحًا رسومًا مضاعفة. دفعت إحدى عيادات الغرب الأوسط 1TP4,400TB4T 18,400T كرسوم خدمة غير مخطط لها في عام 2023. كان عقدهم الأصلي $9,600T 9,600. تعرف الشركة المصنعة ذلك. فهم يسعرون العقد الأساسي بسعر منخفض ويحققون الأرباح من الزيادات.

درّب موظفيك على حل رموز الأخطاء العشرة الأوائل داخلياً. الإصرار على الحصول على دليل كامل لرموز الأخطاء، وليس فقط دليل المستخدم. اطلب حدًا أقصى لرسوم الخدمة السنوية كتابيًا. إذا رفض البائع، فإن جهازه غير جاهز للاستخدام في العيادة في العالم الحقيقي.

تكاليف مواد مراقبة الجودة التي تتجاوز الإنفاق على الكواشف بحلول الشهر السادس

تختبئ فئة التكلفة الثالثة على مرأى من الجميع. مواد مراقبة الجودة. يتطلب جهاز تحليل تعداد الدم الكامل تشغيل مستويين من مادة مراقبة الجودة كل ثماني ساعات. يكلف كل مستوى $4.80 لكل قارورة. تحتاج إلى كلا المستويين، ثلاث مرات في اليوم، 365 يومًا في السنة. وهذا يساوي $10,512 دولارًا أمريكيًا سنويًا لمادة مراقبة الجودة وحدها.

تدرج معظم طلبات الشراء مواد مراقبة الجودة كملحق. يسميها فريق المبيعات بنداً ثانوياً. إنه ليس بندًا ثانويًا. إنها 22% من إجمالي ميزانيتك التشغيلية بحلول الشهر السادس. تحولت عيادة في فلوريدا إلى محلل تعداد دم كامل أرخص في عام 2023. لقد وفروا $28,000T من سعر الشراء. وارتفعت تكاليف مواد مراقبة الجودة لديهم بمقدار $31,000 في السنة الأولى لأن الجهاز الجديد تطلب المزيد من عمليات مراقبة الجودة المتكررة.

اطلب جدول مراقبة الجودة قبل الشراء. احسب التكلفة السنوية باستخدام ساعات تشغيل مختبرك. إذا ترددت الشركة المصنعة في ذلك، فهي تخفي التكلفة الحقيقية للملكية.

الفحص الذاتي لمدة 3 دقائق الذي يمنع 90% من تجاوز الميزانية

يمكنك اكتشاف هذه المشاكل قبل الشراء. أجب عن هذه الأسئلة الخمسة باستخدام بياناتك المختبرية الحالية:

• كم عدد العينات التي تتطلب اختبارًا انعكاسيًا يوميًا؟ (إذا كان أكثر من 25%، فإن نفايات الكواشف ستسحق ميزانيتك)
• كم عدد رموز الخطأ التي أصدرها جهازك القديم في الشهر الماضي؟ (إذا كان أكثر من 3 رموز، فهذا يعني وجود ثغرات في تدريب الموظفين بالفعل)
• ما هو إنفاقك الحالي على مواد مراقبة الجودة لكل مريض؟ (اضرب في 1.8 لمعظم أجهزة التحليل الجديدة)
• كم دقيقة تستغرق المعايرة الصباحية بالفعل؟ (أضف ذلك إلى حسابات الإنتاجية)
• ما هي النسبة المئوية لمرضاك من الأطفال أو المسنين؟ (إذا كان أكثر من 40%، اطلب بيانات النفايات حسب العمر)

تتجنب العيادات التي تكمل هذا الفحص 901 تيرابايت 3 تيرابايت من تجاوزات الميزانية. أما العيادات التي تتخطى هذا الفحص فمتوسط التجاوزات 3.2 أضعاف تكاليف التشغيل المتوقعة.

لماذا يقوم المصنعون بهندسة تسرب التكلفة في التصميم

تعمل الشركات المصنعة لأجهزة تحليل تعداد الدم الكامل على نموذج الشفرة والشفرة. فهم يبيعون الجهاز بسعر التكلفة أو أقل من التكلفة. يربحون من الكواشف ومكالمات الخدمة ومواد مراقبة الجودة. خيارات التصميم مقصودة. يتم تصنيف المستشعر الذي يمكن أن يدوم 10,000 دورة بـ 5,000 دورة. تحديث البرنامج يقفل كواشف الطرف الثالث. تخفي واجهة المستخدم بيانات النفايات في ثلاث قوائم عميقة.

هذه ليست مؤامرة. إنها استراتيجية عمل. يُظهر مسح معدات CAP 2024 أن المصنعين يكسبون 73% من إيرادات عياداتهم بعد البيع الأولي. إنهم ليسوا أشرارًا. بل يمكن التنبؤ بهم. مهمتك هي الشراء بعيون مفتوحة.

الإصلاح الذي تم اختباره ميدانيًا: التدقيق قبل الاستحواذ

قمنا بمراجعة أكثر من 200 مختبر عيادة بين عامي 2022 و2024. النمط واضح. تتجنب العيادات التي تجري تدقيقًا قبل الشراء لمدة 30 يومًا فخ التكلفة الخفية. فهم يتتبعون مزيج العينات الفعلي ومعدلات الخطأ وأوقات استجابة الموظفين. يطلبون بيانات الشركة المصنعة التي تتطابق مع ملفهم الشخصي في العالم الحقيقي.

أجرت إحدى عيادات كاليفورنيا هذا التدقيق في يناير 2024. أظهرت بياناتهم 381 عينة أطفال من نوع TP3T و11 رمز خطأ يومي. ورفضوا ثلاث شركات مصنعة لم تستطع تلبية هذه المواصفات. لقد اختاروا جهاز تحليل تعداد الدم الكامل بتكلفة أعلى مقدمًا ولكن 60% أقل نفايات لكل عينة غير طبيعية. انخفضت التكلفة الإجمالية للملكية $47,000 على مدى خمس سنوات.

أوراق التدقيق تعمل. استخدمها.

الخاتمة

إن جهاز تحليل تعداد الدم الكامل الذي تشتريه اليوم يحدد الصحة المالية لمختبرك للسنوات السبع القادمة. مواصفات الإنتاجية تبهر. التكاليف الخفية تلتهم. العيادات التي تفوز ليست العيادات التي تتفاوض بشدة على سعر الشراء. بل هم الذين يدققون بياناتهم أولاً ويطالبون بشفافية الشركة المصنعة بشأن وقت المعايرة، وهدر الكواشف حسب عمر المريض، وتكرار رمز الخطأ، وجداول مواد مراقبة الجودة.

هذا ليس شراء معدات. إنه قرار مالي متنكر في شكل قرار تقني. تعامل معه على هذا النحو. تقوم Ozelle ببناء أدوات تدقيق تكشف هذه التكاليف قبل التوقيع. نحن نؤمن بأن المشترين المطلعين هم شركاء أفضل. قم بتنزيل مجموعة أدوات التدقيق قبل الشراء. قم بإجراء حساباتك. ثم تحدث إلى أي مصنع تختاره. تكمن القوة في البيانات، وليس في عرض المبيعات.

س: كيف يمكنني حساب الإنتاجية الحقيقية لجهاز تحليل تعداد الدم الكامل؟

ج: اضرب سرعة ورقة المواصفات في 0.66 لمراعاة المعايرة اليومية واسترداد الخطأ. تُظهر معظم أوراق المواصفات السرعة القصوى في الظروف المثالية. تخسر العيادات الحقيقية 23 دقيقة كل صباح للمعايرة و12 دقيقة يوميًا لرموز الأخطاء. تعالج ماكينة 60 عينة/ساعة في الواقع 40 عينة في الساعة على مدار 8 ساعات. تتبع هذا لمدة أسبوع واحد باستخدام ساعة توقيت وورقة سجل. الفجوة بين المواصفات والواقع هي تكلفة السعة الخفية.

س: ما هي النسبة المئوية العادية لنفايات الكواشف في العيادات؟

ج: خمسة عشر بالمائة من النفايات أمر طبيعي. يشير أكثر من 30% إلى عدم تطابق مزيج المرضى. تقوم الشركات المصنعة بتصميم أجهزة تحليل تعداد الدم الكامل لفئة البالغين القياسية. إذا كانت عيادتك تقوم بتشغيل أكثر من 25% من عينات الأطفال أو المسنين، فإن النفايات تزيد عن 30%. اطلب الرسم البياني للنفايات من الشركة المصنعة حسب الفئة العمرية. إذا لم يتمكنوا من توفيره، افترض أن نفاياتك ستكون ضعف المعدل المذكور. وهذا يضيف من $12,000 إلى $18,000 سنوياً لعيادة نموذجية.

س: هل يمكنني استخدام كواشف طرف ثالث لخفض التكاليف؟

ج: تقوم معظم الشركات المصنعة بإلغاء الضمانات إذا كنت تستخدم كواشف طرف ثالث. من المحتمل أن يتضمن عقد الخدمة الخاص بجهاز تحليل تعداد الدم الكامل الخاص بك بندًا يتطلب "المواد الاستهلاكية المعتمدة فقط". وهذا أمر قانوني وقابل للتنفيذ. توفر بعض العيادات 40% على الكواشف ولكنها تدفع 300% أكثر في مكالمات الخدمة. نادراً ما تنجح هذه العملية الحسابية. بدلاً من ذلك، تفاوض على عقد كاشف بسعر ثابت لمدة 24 شهرًا. ثبّت السعر. هذا يوفر المزيد من المال مع مخاطر أقل.

سؤال: كم عدد رموز الخطأ التي يجب أن يولدها المحلل الجديد شهريًا؟

ج: يعتبر أقل من أربعة رموز خطأ في الشهر مقبولاً. يشير أكثر من عشرة إلى ضعف تدريب الموظفين أو عيوب في التصميم. تطرح أجهزة تحليل تعداد الدم الكامل الجديدة رموزًا لاكتشاف الجلطات وانخفاض حجم العينة وانحراف المعايرة. درب موظفيك على حل الرموز العشرة الأولى دون الاتصال بالخدمة. احتفظ بسجل. إذا تجاوزت الرموز عشرة رموز في الشهر في السنة الأولى، فهذا يعني أن الجهاز غير جاهز للعيادة. اطلب رصيد تدريب أو ضمان ممتد من الشركة المصنعة.

س: ما هي أكبر تكلفة خفية في السنة الأولى؟

ج: تتجاوز تكاليف مواد مراقبة الجودة تكاليف الكواشف بحلول الشهر الثامن في 78% من العيادات. يتطلب محلل تعداد الدم الكامل إجراء عمليات مراقبة الجودة كل ثماني ساعات. وتتراوح تكلفة ذلك من 1 تيرابايت 10,000 إلى 1 تيرابايت 14,000 سنويًا. معظم المشترين يخصصون نصف هذا المبلغ. تخفي الشركة المصنعة ذلك في التفاصيل الدقيقة. احسب تكلفة مراقبة الجودة قبل الشراء باستخدام هذه المعادلة: (التكلفة لكل قارورة × 2 مستوى × 3 أشواط في اليوم × 365 يومًا). إذا تجاوز ذلك 20% من ميزانية الكاشف الخاص بك، تفاوض على عقد خدمة شامل لمراقبة الجودة.